Många chefer upplever att lönesamtalen känns jobbiga och svåra. Orealistiska förväntningar från medarbetare, begränsat löneutrymme och svårigheten att ge kritisk återkoppling är några exempel på vanliga utmaningar. Därtill kan upplevelser av orättvisa mellan kollegor, starka känslor eller bristande prestation göra situationen mer komplex. Men lönesamtalen behöver inte kännas jobbiga. Med tydliga ramar och en genomtänkt process skapas trygghet för både chef och medarbetare.

Grunderna för en saklig lönesättning

En välfungerande löneprocess utgår från tydliga kriterier. Lönesättning baseras vanligtvis på två huvudperspektiv: formella kriterier och individuella kriterier. De formella kriterierna handlar om själva rollen, exempelvis ansvar, befogenheter och arbetets svårighetsgrad. De individuella kriterierna fokuserar i stället på hur arbetet utförs, till exempel måluppfyllelse, ansvarstagande, samarbetsförmåga och bidrag till verksamheten. Företaget behöver vara tydligt med vad som påverkar löneutveckling. Att en medarbetare exempelvis uppfyller grundkraven i rollen innebär inte automatiskt att lönen ska höjas. Vid individuell lönesättning är det därför viktigt att tydliggöra vad som är att sköta sitt arbete enligt förväntningarna och vad som motiverar löneökning.

Måste man hålla lönesamtal?

Det finns ingen generell lagstadgad skyldighet att hålla lönesamtal. Däremot kan kravet finnas i kollektivavtal, i anställningsavtal eller i organisationens interna policys. På företag som tillämpar individuell lönesättning finns det dock fördelar med att hålla lönesamtal. Lönesamtal skapar en möjlighet till dialog kring prestation, utveckling och förväntningar. När lönesamtalet fungerar väl kan det bidra till både motivation och tydlighet. Samtalet ger möjlighet att koppla lön till prestation, tydliggöra förväntningar och skapa förståelse för hur bedömningar görs. Det kan också hjälpa medarbetaren att se vad som krävs för att utvecklas vidare i rollen. När löneprocessen upplevs transparent och konsekvent ökar dessutom upplevelsen av rättvisa – något som är viktigt för förtroendet för företaget.

Tydlig struktur

För att lönesamtalen ska bli konsekventa och konstruktiva behöver det finnas en tydlig lönepolicy och en strukturerad process. Policyn bör bland annat beskriva hur lön sätts och vilka kriterier som ligger till grund för bedömningen.När det finns en struktur för lönesättningen och lönesamtalen blir bedömningen enklare att göra och medarbetaren vet vad som gäller. Om företaget har flera chefer som ansvarar för lönesamtal och lönebedömning är en lönepolicy dessutom ett viktigt underlag för att säkerställa mer konsekventa och enhetliga bedömningar.

Två steg som skapar bättre beslutsunderlag

Många tycker att lönesamtal känns jobbiga och vill därmed få det undanstökat så snabbt som möjligt, men vår generella rekommendation är att dela upp samtalet i två delar. I det första steget hålls själva lönesamtalet. Här sker dialogen gällande måluppfyllelse och prestation, men inget lönebesked ges. Efter detta sammanställs bedömningen tillsammans med HR och eventuella fackliga parter. I det andra steget, det lönesättande samtalet, får medarbetaren besked om eventuell lönejustering och en kort, tydlig motivering till beslutet. Denna modell minskar risken för snabba eller känslostyrda beslut och skapar således bättre förutsättningar för genomtänkta och rättvisa beslut.

Trygg löneprocess

När löneprocessen är genomtänkt, tydlig och strukturerad blir lönesättningen både enklare och mer rättvis, för såväl chef som medarbetare. Vi hjälper er gärna att lägga upp en välfungerande löneprocess. Varmt välkommen att kontakta oss så för vi vidare dialogen om hur vi kan hjälpa er!