Möten kan vara väldigt värdefulla. De ger oss möjlighet att samla olika perspektiv, erfarenheter och kompetenser för att tillsammans åstadkomma mer än vad vi hade gjort var och en för sig. Ändå visar en ny studie att nästan nio av tio personer (87%) känner någon form av motstånd inför möten och att fler än hälften upplever mötestiden som bortkastad. Svenska medarbetare lägger dessutom i genomsnitt 7 timmar och 48 minuter i veckan på möten – med andra ord nästan en femtedel av arbetsveckan. Om en stor del av den tiden inte skapar något faktiskt värde är ineffektiva möten inte bara en källa till stress, utan också en betydande kostnad för verksamheten.

Varför upplevs möten som bortkastad tid?

Det finns flera anledningar till att möten kan upplevas som bortkastad tid, men det är just ordet bortkastad som säger något. När vi beskriver tid som bortkastad menar vi vanligtvis att vi upplever att vi inte har fått ut något värdefullt av den. Vi fick inget gjort, kom inte framåt eller hade kunnat använda tiden på ett bättre sätt.

Frågan som följer blir därmed: Vad är det som gör att ett möte inte skapar värde?

Det kan handla om att samtalet glider ifrån mötets egentliga syfte, att frågor som bara berör några få tar upp stora delar av tiden eller att personer deltar utan att egentligen behöva vara där. Diskussionerna kan också bli långa utan att mynna ut i beslut, eller så avslutas mötet utan att någon riktigt vet vad som ska hända härnäst.

Dåliga möten kan bli en arbetsmiljöfråga

Om nästan en femtedel av arbetsveckan går åt till möten är det mycket tid. Frågan blir då: finns det tillräckligt mycket tid för att hinna med övriga arbetsuppgifter? Om en stor del av mötestiden dessutom upplevs som bortkastad blir problemet ännu större. Risken är att värdefull arbetstid går år till möten som medarbetarna mest väntar på ska ta slut, för att kunna återgå till det arbete som faktiskt behöver bli gjort. Med andra ord riskerar ineffektiva möten att leda till stress och således blir det en arbetsmiljöfråga. Ineffektiva möten handlar därför inte bara om förlorad produktivitet – de kan också bidra till en högre arbetsbelastning och i förlängningen stress.

Vad är lösningen?

En spontan slutsats skulle kunna vara att många möten är onödiga och att lösningen därför är att minska antalet möten, men så enkelt är det inte. Att exempelvis ersätta möten med mejl kan ibland vara mer effektivt, men långt ifrån alltid. Vissa frågor behöver diskuteras tillsammans, olika perspektiv behöver mötas och ibland krävs en gemensam dialog för att kunna fatta bra beslut. Problemet är därför inte nödvändigtvis möten i sig, utan problemet är hur vi använder mötestiden. Frågan är därför inte “Ska vi ha färre möten?” utan snarare: “Hur ser vi till att de möten vi har faktiskt skapar värde?”

Tre tips för bättre möten

1. Ha ett tydligt syfte och en tydlig agenda
Vad är syftet med mötet? Ska ni fatta ett beslut, lösa ett problem, skapa samsyn eller samla in perspektiv? När syftet är tydligt blir det sedan enkelt att sätta en agenda med några punkter. Om det är svårt att komma på ett tydligt syfte så fundera på om mötet verkligen behövs.

2. Bjud bara in de som faktiskt behöver vara där
Människor upplever tid som bortkastad när den saknar värde och relevans. Fundera därför över vilka som faktiskt behöver bidra, fatta beslut eller delta i diskussionen – och vilka som kan få den viktigaste informationen sammanfattad i mejl efter mötet.

3. Avsluta med sammanfattning och nästa steg
Mötets värde hänger samman med hur resultaten från mötet omsätts i det fortsatta arbetet och därmed kan de sista minuterna kan vara några av de viktigaste. Summera därför vad ni har kommit fram till, vem som ansvarar för vad och när det ska vara klart. Då blir mötet en startpunkt för handling i stället för bara en diskussion.

Bra möten är värda tiden

Lösningen är alltså inte nödvändigtvis färre möten, utan att bli bättre på att ta vara på den tid vi faktiskt lägger på dem. När rätt personer möts kring ett tydligt syfte, använder tiden väl och lämnar mötet med en gemensam riktning kan möten bli precis det de är tänkta att vara: en möjlighet att tillsammans komma längre än vad vi hade gjort var och en för sig. För i slutändan är frågan inte hur mycket tid vi lägger på möten, utan vilket värde vi skapar genom dem.

Källa: https://www.jabra.com/sv-se/thought-leadership/billion-dollar-brain-drain