Feedback är ett av chefens viktigaste verktyg för att utveckla både medarbetare och verksamhet, men trots det kan det finnas en viss tvekan inför att ge feedback. Oro för obekväma situationer eller konflikter kan göra att samtalet skjuts upp, ibland i förhoppningen om att situationen ska lösa sig på egen hand. Men feedback behöver varken vara svårt eller skapa konflikt. När den ges på ett tydligt och konstruktivt sätt kan den i stället bidra till utveckling, stärka samarbetet och skapa tydlighet kring förväntningar. Här är sju konkreta steg som hjälper dig att ge feedback som gör skillnad.
1. Förbered dig
Fundera på syftet med samtalet. Vad vill du uppnå och vilket beteende behöver förändras? Tänk även igenom hur du vill att ditt budskap ska landa. Målet är inte bara att medarbetaren ska förstå vad som behöver förändras, utan också varför det är viktigt och vad som förväntas framåt. Fundera därför på hur du kan formulera dig så att budskapet blir tydligt utan att personen känner sig ifrågasatt eller kritiserad som person. Genom att förbereda dig ökar förutsättningarna för att samtalet blir lyckat.
2. Tid och plats
Tid och plats för feedback beror på situationen. Om det handlar om positiv och spontan feedback är det sällan avgörande var eller när den ges. Om feedbacken däremot rör ett beteende som behöver förändras bör du boka in samtalet så att ni kan prata ostört. Generellt bör dock feedback ges i så direkt anslutning till beteendet som möjligt. När händelsen är färsk i minnet blir blir kopplingen till situationen tydligare och feedbacken lättare att förstå, vilket skapar bättre förutsättningar för ett konstruktivt samtal.
3. Inled med positiv feedback
Vissa människor har lättare att för ta emot feedback medan andra har svårare. För en del upplevs feedback direkt som kritik, även om syftet är att hjälpa personen att utvecklas. Därför är det viktigt att skapa trygghet och visa att du har en god intention. Ett bra sätt att göra det är att inleda med positiv feedback. Lyft fram sådant som du uppskattar och det du ser att medarbetaren gör bra. Det bidrar till att avväpna situationen, skapa trygghet och visa att samtalet handlar om utveckling – inte om att leta fel. Kom också ihåg att det beteende du uppmärksammar och bekräftar ofta blir det beteende som fortsätter att utvecklas. Var därför generös med att uppmärksamma de prestationer och beteenden du vill se mer av.
4. Ge feedback på beteende – inte personlighet
När du ger feedback ska den rikta sig mot konkreta beteenden, inte mot personliga egenskaper. Formuleringar som “Du är alltid…” eller “Alla tycker att du är…” leder sällan till något konstruktivt. Om du exempelvis upplever att en medarbetare verkar oengagerad är det bättre att säga:
“Jag har märkt att du flera gånger den senaste månaden har kommit oförberedd till våra möten, vilket gör att besluten tar längre tid.”
Skillnaden är stor. Den första formuleringen blir ett personligt påhopp, medan den andra beskriver ett konkret beteende som går att förändra.
5. Var specifik och konstruktiv
Undvik allmänna formuleringar som “Det fungerar inte.” eller “Du måste bli bättre.” Beskriv i stället vad som har hänt, när det hände och vilken påverkan det fick. Ju mer konkret du är, desto lättare blir det för medarbetaren att förstå situationen och vad som behöver förändras. Förklara också varför beteendet spelar roll. Ledde det till att arbetet blev försenat? Fick en kollega högre arbetsbelastning? Påverkades en kund negativt? Fokusera på konsekvenserna för verksamheten och samarbetet – inte på skuld.
6. Lyssna som att du antar att du har fel
När vi ger feedback är det lätt att tro att vi redan vet exakt vad som har hänt eller hur situationen ser ut, men det är sällan fallet. Därför är det viktigt att ställa frågor och ge den andra personen möjlighet att beskriva sin bild av situationen. En bra utgångspunkt är att lyssna nyfiket och ödmjukt, som om du inte har hela bilden. Det skapar ett bättre samtal, minskar risken för missförstånd eller konflikt och gör det lättare att hitta en bra och hållbar lösning.
7. Hitta lösningar tillsammans
När ni har pratat igenom situationen är det dags att rikta blicken framåt. Fokus bör ligga på hur beteendet kan förändras och vilka åtgärder som behöver vidtas. Det är klokt att själv ha funderat på möjliga lösningar inför samtalet, men var samtidigt öppen för medarbetarens egna idéer. När människor själva får vara delaktiga i att ta fram lösningar ökar både motivationen och sannolikheten att förändringen blir bestående. Den mest hållbara motivationen kommer nämligen inifrån. Därför är det viktigt att involvera medarbetaren och skapa en gemensam plan framåt, i stället för att ”ge order” om vad personen ska göra. När medarbetaren får inflytande över lösningen minskar också risken att personen känner sig överkörd och motståndet blir ofta betydligt mindre.
Feedback handlar om att hjälpa människor att lyckas
Feedback handlar i grunden om att hjälpa människor att lyckas. Som chef är en av dina viktigaste uppgifter att leda dina medarbetare mot verksamhetens mål – och feedback är ett bra verktyg för att göra just det. Genom att ge feedback tydligt, konkret och respektfullt kan du skapa utveckling utan att samtalet behöver bli svårt eller konfliktfyllt. Bra feedback skapar helt enkelt bättre förutsättningar för medarbetaren att lyckas, för verksamheten att nå sina mål och för er att ha ett gott samarbete.
Behöver ni hjälp?
Behöver ni stöd i svåra samtal, ledarskapsfrågor eller annat inom HR-området? Vi på AdwiseHR hjälper små och medelstora företag med både strategiskt och operativt HR-stöd. Det kan vara allt från chefstöd och arbetsrätt till svåra samtal, rekrytering och organisationsutveckling. Kontakta oss om ni vill ha ett bollplank i ett enskilt ärende eller en långsiktig HR-partner som stöttar er verksamhet.handlar inte främst om att skapa mer ledig tid, utan om att använda den på ett sätt som faktiskt återställer kroppen och hjärnan.
