Som chef kommer du förr eller senare att behöva hålla svåra samtal med dina medarbetare. Det kan exempelvis handla om prestation, beteende eller personliga utmaningar som spiller över i arbetet. Oavsett vad samtalet gäller är det ofta känsligt och konsekvensen blir ibland att samtalet skjuts upp eller undviks helt – tills det inte längre går att ducka för. Men det är fullt möjligt att hantera dessa samtal på ett sätt som medför att de blir en vändpunkt. Här kommer några tips och strategier när du står inför ett svårt samtal.

Förberedelse skapar trygghet

Först och främst: ta tid att förbereda dig. Tänk igenom vad problemet faktiskt handlar om, vilka konkreta exempel du har och vilken förändring du önskar se. Fundera också på vilket stöd du kan erbjuda. Välj en lugn plats för samtalet där ni kan prata ostört och boka in mötet i förväg. Ge medarbetaren en liten förvarning om att ni behöver prata om något viktigt, det hjälper personen att mentalt förbereda sig.  

Tuffa budskap kräver mod och medkänsla

Du kan inleda samtalet med en vardaglig fråga. Det medför ofta att stämningen, som kanske annars är lite spänd och seriös, blir mer lättsam. Gå sedan in på det du behöver ta upp och gör det på ett tydligt och konkret sätt. Undvik svepande formuleringar som ”du har en dålig attityd” eller “du är inte engagerad”. Beskriv i stället specifika beteenden och vad konsekvenserna blivit. Till exempel: “Jag har märkt att du har kommit sent till möten vid flera tillfällen de senaste veckorna. Det påverkar vår effektivitet.” Men att vara tydlig är inte lika med att vara kall, utan tydlighet i kombination med empati är ett vinnande koncept i svåra samtal. När du sedan har framfört ditt budskap är det viktigt att lyssna på medarbetaren. Ge medarbetaren möjlighet att förklara sig och uttrycka sitt perspektiv. Ställ frågor, lyssna aktivt och visa att du är intresserad av hur medarbetaren upplever situationen. Det skapar trygghet och tryggheten skapar förutsättningar för att ni lättare kan gå vidare till nästa steg, vilket är att hitta lösningar.

Skapa förändring tillsammans

När ni har en gemensam bild av situationen, rikta då samtalet mot lösningar. Fråga hur personen själv tänker att ni kan komma framåt och vad som behövs för att lyckas. För att lyckas med en förändring krävs inte bara acceptans, utan även viljan att förändra och det är därför viktigt att personen själv får vara en del av lösningen. När ni tillsammans kommit fram till konkreta åtgärder så är det alltid bra att skriva ner och dokumentera. Det skapar tydlighet åt båda parter.

Kom ihåg att det svåra samtalet inte är ett misslyckande, utan en möjlighet till utveckling. När du kliver in med mod och lyhördhet kan samtalet bli en vändpunkt – både för medarbetaren och för dig som ledare.