I Sverige regleras semesterrättigheter främst av semesterlagen. Det är dock viktigt att ha kännedom att det finns ytterligare bestämmelser och undantag som kan gälla beroende på kollektivavtal, anställningsavtal och andra faktorer. Arbetsgivaren fastställer en semesterpolicy för regler och riktlinjer för semester, inklusive hur många semesterdagar som är tillgängliga för varje anställd, vilka perioder som anses vara högsäsonger och eventuella begränsningar för att ta ut semester. Arbetsgivaren informerar personalen om företagets semesterpolicy, vanligtvis genom ett dokument som skickas ut via mejl eller på ett intranät/HR-portal till alla anställda och/eller genom ett möte där policyn förklaras.

Ansökan om semester
Anställda får information om hur de ansöker om semester, vilket vanligtvis görs genom att fylla i ett semesteransökningsformulär eller via företagets HR-system. Anställda anger önskade semesterdatum och den totala perioden för semester.

Antal semesterdagar
En arbetstagare som anställts före 31 augusti har rätt till 25 dagars semester under samma semesterår. Grundprincipen är att alla arbetstagare har rätt till semester, men för korttidsanställda på högst tre månader kan detta avtalas bort. Dock ska semesterersättning utgå då. Det innebär alltså att exempelvis en sommarjobbare kan få semesterersättning istället för semester. En arbetstagare som har rätt till mer än 20 dagars betald semester får spara överskjutande dagar i fem år. 

Rätt till semesterledighet
Arbetsgivaren ska i god tid innan semestern informera arbetstagaren om när semestern kan tas ut, och försöka beakta önskemål från arbetstagaren. Semestern ska förläggas så att arbetstagaren kan få en sammanhängande ledighet om så önskas minst fyra veckor under huvudsäsongen, som normalt sträcker sig från juni till augusti. Om arbetstagaren arbetar övertid innan semestern så kan de ha rätt till extra semesterdagar eller semesterersättning.

Semesterlön, semesterersättning och semesterpenning
Arbetstagaren har rätt till semesterlön, vilket är 12% av den intjänade lönen under föregående år. Semesterlönen betalas ut innan semestern börjar. Under semestern har arbetstagaren rätt till sin vanliga lön eller ersättning som motsvarar lönen. Om en arbetstagare inte har tjänat in tillräckligt med semesterlön på grund av kort arbete eller liknande, kan de ha rätt till semesterpenning från a-kassan.

Semesterlönegrundande frånvaro
Semesterlönegrundande frånvaro syftar till sjukdom och föräldrapenning. Det innebär alltså att om en arbetstagare blir sjuk under semestern eller behöver vårda sjukt barn så ska detta inte räknas som semester.

När är det dags att börja planera semestern?

Det är vanligt att semesterplaneringen påbörjas redan första kvartalet. En bra riktlinje är att semesterplaneringen bör vara klar första april eller minst två månader innan semestern påbörjas. Möjligen kan det tyckas tidigt, men det finns flera delar att ta hänsyn till gällande semesterplaneringen och det kan därför vara fördelaktigt att påbörja planeringen i god tid.

Förebygga missnöje och konflikter
För att förebygga missnöje och konflikter bland personalen är det viktigt att hantera semesterplaneringen på ett rättvist och konsekvent sätt. Du som chef bör även vara flexibel och anpassningarbar för att försöka uppfylla önskemål och personliga preferenser gällande semesterns förläggning.

Förhållande till andra kollegor
Om det finns flera kollegor som vill ta ut semester under samma period kan det vara fördelaktigt att kommunicera och koordinera semestertider i förväg för att undvika överlappningar och säkerställa att arbetsbelastningen fortfarande kan hanteras.

Jobbets natur
I vissa branscher och yrken kan det vara nödvändigt att planera semestern i enlighet med verksamhetens cykler och högsäsonger. Att ha en förståelse för hur arbetsbelastningen varierar kan hjälpa till att välja lämpliga semestertider.

Behöver ni hjälp med semesterplaneringen eller övriga personalärenden? Välkommen att kontakta oss så talar vi vidare om hur vi kan hjälpa er!