”Arbetsgivaren bör så tidigt som möjligt introducera arbetstagaren i arbetet. Det gäller särskilt arbetstagare som saknar tidigare erfarenheter av arbetslivet. Introduktionen bör ge en uppfattning om arbetstagarens egna arbetsuppgifter och sambandet med andras, inblick i hur verksamheten i stort fungerar och om vilka risker som finns i verksamheten. Introduktionen bör också beskriva det systematiska arbetsmiljöarbetet, till exempel vem arbetstagaren skall vända sig till när det gäller arbetsmiljön.” (AFS 2001:01)

Varför introduktion?

Introduktionen är viktig för både företaget och den enskilde medarbetaren.  Företagets förmåga att rekrytera och introducera är grunden för att förse verksamheten med kompetenta och engagerade medarbetare samt minska risken att hamna i en ond cirkel med hög personalomsättning. 

Det är inte ovanligt att jag får höra att vi ”tar det lite som det kommer” eller ”jag behöver ingen introduktion, jag är van att reda mig själv”. Men arbetsmiljölagstiftningen ställer krav på arbetsgivare att ge nyanställda en introduktion vilket innebär att du som arbetstagare har rätt till introduktion. Om vi bortser från den lagliga delen så har du som arbetsgivare mycket att vinna på en bra introduktion, hur en nyanställd tas emot påverkar engagemang och känslan för er som arbetsgivare. 

En introduktionsplan skapar bättre förutsättningar för att den nyanställda skall komma in i arbetet och vara produktiv snabbare. En bra introduktion innebär också att skapa förutsättningar för att den nyanställde ska trivas och känna sig trygg med sina arbetsuppgifter men också för att förebygga ohälsa. Som nyanställd finns ett extra starkt psykologiskt behov av att uträtta något, så att snabbt komma in i arbetet, känna sig ”nyttig” fyller en viktig funktion för trivas och må bra. Målet med introduktionen är att skapa en lättare övergång till nya arbetsuppgifter, nya kollegor och en ny miljö. 

Sammanfattningsvis ska en bra introduktion resultera i att:

• den nyanställde får en positiv upplevelse som bekräftar att hon/han valt rätt arbetsgivare, vilket leder till att en positiv energi sprids– både internt och externt.
• ökat medarbetarengagemang från dag ett!
• medarbetaren inte är lika mottaglig för andra jobberbjudanden.
• medarbetaren kan bidra snabbare.
• minska risker för arbetsrelaterade skador/ohälsa.
• ert arbetsgivarvarumärke stärks, vilket gör det lättare för er att attrahera nya medarbetare samt behålla nuvarande personal.

Vad behöver göras?

Det finns ett antal praktiska saker som bör vara i ordning inför start; såsom dator, mobiltelefon, mailadress, nycklar/koder, manualer, en blomma betyder mycket fortfarande m.m. En introduktionsplan för (åtminstone) de närmsta veckorna bör vara på plats med olika aktiviteter (beror lite på arbetsplats/förutsättningar). Som arbetsgivare ska du bland annat ge information och tydliggöra arbetsbeskrivningen och förväntningar, samt ge information om företagets organisation, mål och visioner. Information om både personal administrativa- och säkerhetsrutiner som gäller hos er, samt vart informationen finns. Att informera vem den nyanställde skall vända sig till i särskilda frågor exempelvis arbetsmiljöfrågor är också av stor vikt.

Tips & råd för dig som är arbetsgivare

• Skapa en rutin och checklista för introduktion av nyanställda.
• Glöm inte att individ anpassa introduktionen och gärna i samråd med den nyanställde.
• Ring eller skicka ett sms dagen innan och bekräfta tiden samt att ni ser fram emot starten.
• Involvera befintlig personal i olika delar av introduktionen, det är ett delat ansvar, utse en ”fadder”.
• Ha en lista med arbetsuppgifter som den nyanställde kan börja med.
• Om tjänsten innefattar olika arbetsområden – uppskatta delarna i procent för att öka förståelsen och förväntningarna på arbetet.
• Boka in stående uppföljningsmöten under första året och glöm inte att ta upp frågor som rör trivsel m.m. samt be om feedback på ditt arbete som chef. Tänk dig din första arbetsdag någonsin! Hur kände du? Vad behövde du?
• Ha ”luft” i schemat, dela upp informationen i steg och se till att ge tid för självstudier, eget arbete och reflektion.
• Att vara nyanställd innebär mycket nytt och ett tips är att starta mitt i veckan, för att ha tid att smälta intryck genom att första veckan blir en kortare vecka.

Introduktionen börjar redan innan arbetstagaren är på plats, så fort ni ”signat” kontraktet eller muntligen kommit överens och pågår sedan under en längre tid. Tips är att involvera den nyanställde i eventuella möten/konferenser eller alternativt skicka över instuderingsmaterial innan, men här gäller det att vara finkänslig och känna av om det både önskas samt om det finns möjlighet.

Introduktion riktar sig främst till nyanställda, men det är viktigt att tänka på att även befintlig personal har rätt till en introduktion om exempelvis arbetsuppgifter förändras, omplaceringar eller en längre tids tjänstledighet, sjukdom eller liknande.