Dags att säga hejdå till en medarbetare som väljer att avsluta sin anställning hos er! Det är mycket att tänka på när någon väljer att avsluta sin anställning. Återlämning av arbetsverktyg, nycklar, dator, mobil, m.m samt att ni behöver hitta en ny medarbetare som ska ersätta den som slutar. Det kan vara ett tillfälle att påminna dem om deras prestationer och visa uppskattning för deras arbete. Att avsluta en anställning med en avtackning och ett samtal glöms ofta bort – men är viktigare än du tror. Underskatta inte betydelsen av ett positivt avslutande samtal – offboardingen!
Checklista för en bra offboarding:
- Gå igenom det praktiska med medarbetaren, boka in ett exitsamtal med närmsta chef och ett avslutande samtal med någon HR-funktion.
- Gör en checklista på delegering och överlämning.
- Planera överlämningen, vem ska ta över, gör en plan för överlämning, ta vara på medarbetarens kunskap, för att inte förlora någon information.
- Utför avslutande samtal och exitsamtal.
- Ordna en avtackning enligt medarbetarens önskemål.
- Avsluta abonnemang, ta bort behörigheter, hantera e-postkonton m.m.
Ärligt och autentiskt avslutande samtal
Ett avslutande samtal med medarbetaren som ska sluta är ett bra sätt att samla in värdefull feedback kring vad som skulle kunna förbättras. Du kan på så sätt öka kunskapen om hur organisationen kan bli bättre på att attrahera och behålla värdefulla medarbetare.
Viktigt att ni har en rutin och tar vara på tiden som medarbetaren är kvar
För att få ett så ärligt och autentiskt avslutande samtal bör det inte hållas av närmaste chef utan av någon med en HR-funktion. Men närmsta chef bör ha ett exitsamtal med medarbetaren som är mer inriktad på positiv feedback. Ni behöver också se till att det blir en bra överlämning av arbetsuppgifter och kunskapsöverföring till eventuella ersättare i god tid.
Varför är ett avslutande samtal viktigt?
Främsta syftet är att få göra ett bra avslut den medarbetaren som slutar och önska hen lycka till i framtiden. Det är av stort värde att få både positiv och negativ feedback på hur vi skulle kunna göra vår arbetsplats mer attraktiv och har då möjligheter till förbättringar i framtiden. Visa intresse för medarbetarens erfarenheter och synpunkter. Viktigt att ha en rutin och att ställa vissa väl utvalda frågor och att man sedan analyserar svaren. Detta kommer göra er till ett företag som är mer attraktivt och förbättrar ert företags rykte för kommande rekryteringar.
Ett annat viktigt mål är att den som slutar ska känna att allt är sagt och därför lämnar företaget med en så positiv känsla som möjligt. – Den som slutar ska känna att hen verkligen har fått säga allt. Det minskar risken att negativa synpunkter om företaget sprids i efterhand.
Tänk på att ställa öppna frågor! Hur, varför, vad, vilka
Frågor att ställa till exempel av en HR/personalansvarig:
- Hur har du upplevt din anställningsperiod hos oss?
- I vilken utsträckning tycker du att din kompetens har tillvaratagits?
- Hur har du upplevt arbetsbelastningen och prestationskraven?
- Hur har samarbetet fungerat mellan kollegor?
- Hur har samarbetet fungerat mellan dig och din chef?
- Hur har du upplevt arbetsmiljön hos oss?
- Skulle du rekommendera en god vän att arbeta hos oss?
Frågor att ställa till exempel av närmsta chef:
- Vad är den viktigaste orsaken till att du slutar?
- Hur har du upplevt dina arbetsuppgifter?
- Vad är det bästa med denna arbetsplats?
- Vilka råd vill du ge mig som chef för framtiden?
Vill ni veta mer om avslutande samtal och vilka frågor man bör ställa? Eller om ni upplever att er offboarding/avslutande samtal är något ni behöver hjälp med så är ni välkomna att kontakta oss!
